Làm thế nào để làm việc hiệu quả với các kỹ sư tư vấn

Các cơ quan chính phủ và các công ty tư nhân phải làm việc với các kỹ sư tư vấn để hoàn thành các dự án mà không vượt quá các hạn chế việc làm. Một quan niệm sai lầm phổ biến là các chuyên gia tư vấn khó làm việc; tuy nhiên, một mối quan hệ tư vấn / công ty thành công đòi hỏi phải có sự giao tiếp, kiên nhẫn và hiểu biết về dự án. Bạn phải hiểu cách một nhà tư vấn làm việc và điều chỉnh giao tiếp của bạn để tránh các vấn đề và giải quyết chúng trước khi chúng trở nên lớn. Tìm hiểu làm thế nào để làm việc hiệu quả với các kỹ sư tư vấn.
Hiểu các lý do để ký hợp đồng với một kỹ sư, thay vì tuyển dụng. Có một số sự thất vọng cố hữu gây ra bởi làm việc với một người mới biết đến tổ chức của bạn và làm việc độc lập. Tuy nhiên, nếu bạn cũng nhận thức được những ưu điểm, bạn có thể thấy dễ dàng hơn để giải quyết những nhược điểm.
  • Kỹ sư tư vấn được thuê và trả tiền để cung cấp một dự án hoàn thành. Một kỹ sư sẽ có động lực lớn hơn để hoàn thành một dự án trong một khoảng thời gian xác định. Những kỹ sư này đặc biệt có động lực để cung cấp công việc chất lượng.
  • Kỹ sư tư vấn mang ý tưởng mới và kinh nghiệm vào phương trình. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc thay đổi đội ngũ và truyền cho một công ty những tài năng mới có thể khiến họ giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Kỹ sư tư vấn của bạn có thể có những ý tưởng khác với công ty thường sử dụng, và đó có thể là một điều tốt.
  • Tư vấn kỹ thuật thường là chuyên gia trong lĩnh vực của họ. Một kỹ sư làm việc theo hợp đồng phải được tổ chức, xuất sắc trong việc giải quyết vấn đề và có hồ sơ theo dõi tốt.
  • Bạn không có chi phí cần thiết cho nhân viên. Kỹ sư tư vấn được trả tiền theo hồ sơ dự thầu của họ dựa trên phạm vi dự án. Họ thường yêu cầu thanh toán theo các khoảng thời gian được quyết định bởi hợp đồng của họ, không bao gồm chi phí hoạt động mà một nhân viên bình thường sẽ tạo ra.
Hãy ghi nhớ 3 điều quan trọng: ngân sách, phạm vi và lịch trình. Những điều này nên được phác thảo trong hợp đồng. Trước khi bạn liên lạc với một kỹ sư tư vấn về một khía cạnh mới của dự án, hãy hỏi xem bạn có đang thay đổi 1 trong số các biến này không.
  • Ngân sách cho dự án nên được thiết lập và thảo luận với kỹ sư. Bạn nên phác thảo một quy trình để phê duyệt chi phí bổ sung.
  • Phạm vi của dự án là các định nghĩa trong đó kỹ sư phải hành động. Đọc hợp đồng và các mô tả dự án trước khi làm việc với kỹ sư tư vấn, để bạn biết cái gì phù hợp với phạm vi của dự án và cái gì không. Ví dụ, công ty của bạn có thể đang làm việc trên một dự án để tạo ra một cấu trúc bãi đậu xe. Nếu chiếu sáng đường phố không nằm trong phạm vi của dự án, kỹ sư không nên được yêu cầu thực hiện nó mà không phải trả thêm chi phí.
  • Tạo một lịch trình cùng nhau. Ai đó từ tổ chức và kỹ sư nên ngồi xuống và viết lên một lịch trình mà cả hai bên có thể đồng ý. Khi có thay đổi về ngân sách và phạm vi, điều này cũng có khả năng ảnh hưởng đến lịch trình. Cần có các mốc quan trọng, thời gian xem xét và báo cáo tiến độ có trong lịch trình của bạn.
Giao tiếp thường xuyên và cá nhân. Không tuân thủ các quy tắc giao tiếp giống nhau mà hầu hết nhân viên sử dụng, trong đó email là phương thức thảo luận duy nhất. Các chuyên gia tư vấn thường có nhiều hơn 1 dự án, vì vậy bạn nên gọi cho kỹ sư khi bạn cần nói, để hiệu quả hơn và cho họ biết bạn có điều gì đó để thảo luận.
  • Giao tiếp kém là một trong những phàn nàn chính của mọi người với các kỹ sư. Thông tin liên lạc văn bản và email dễ dàng bị bỏ qua và hiểu sai. Các cuộc họp trực tiếp và qua điện thoại là cách tốt nhất để giải quyết các chủ đề quan trọng vì ít có nguy cơ hiểu lầm.
  • Yêu cầu và xem xét các báo cáo tiến độ đều đặn. Bạn nên yêu cầu cập nhật ngắn từ người đó mỗi tuần, 2 tuần hoặc tháng. Bạn có thể xem lại phạm vi, ngân sách và lịch biểu tại các mốc quan trọng khi bạn có cảm giác về những thay đổi trong dự án từ các báo cáo này.
Giải quyết vấn đề nhân sự ngay lập tức. Tạo một kế hoạch nhân sự cho các dự án lớn hơn với tư vấn của bạn. Một số kỹ sư không có một đội ngũ nhân viên lớn, vì vậy bạn nên đảm bảo rằng họ có thể trang trải việc tuyển dụng nhân viên mới.
Là một nhà lãnh đạo. Làm cho tầm quan trọng của bạn đối với dự án được biết đến, nếu bạn là người liên hệ chính. Công việc của bạn là tiến lên phía trước, đề xuất các cách gặp gỡ, giao tiếp và làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, vì người này rất có thể đã tiếp xúc với nhiều người khác nhau trong công ty.
Hỏi câu hỏi. Vì bạn đến từ các môi trường khác nhau, bạn không nên thừa nhận bất cứ điều gì. Đừng cho phép bất cứ điều gì bị bỏ lại trong không khí liên quan đến dự án, ngày hoặc ngân sách.
Đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng. Đó là bình thường để yêu cầu các kỹ sư tư vấn để sửa đổi một cái gì đó; tuy nhiên, công việc của bạn là cung cấp tin tức này một cách chuyên nghiệp. Thiết lập những gì bạn thích về nó và những thay đổi bạn muốn thấy mà không sử dụng các hoạt động đào cá nhân hoặc đề nghị ai đó có lỗi.
Tạo một môi trường đáng tin cậy. Tôn trọng người đó và chuyên nghiệp và lịch sự để bạn nhận được sự tôn trọng. Nếu có một vấn đề, hãy tìm ra một cách để giải quyết nó cùng nhau, thay vì đổ lỗi cho người đó vì lợi ích của bạn.
Giải quyết vấn đề ngay lập tức. Bạn có thể không làm việc trong cùng một môi trường hoặc trong cùng một lịch trình, vì vậy hãy luôn liên lạc ngay khi bạn nhận thấy vấn đề. Họ nên được giải quyết sớm, trước khi dành quá nhiều thời gian và tiền bạc cho công việc có vấn đề.
Đừng bỏ qua các giai đoạn lập kế hoạch. Đầu tư thời gian và tiền ngân sách để tạo ra một dự án được thiết lập tốt. Bạn có nhiều khả năng thất bại trong một dự án nếu bạn và kỹ sư tư vấn của bạn không ở trong giai đoạn lập kế hoạch.
permanentrevolution-journal.org © 2020